Si vous allez faxer une lettre, respectez certaines règles lors de sa rédaction afin qu'elle soit lue par le destinataire et non envoyée directement à la corbeille à papier.
Instructions
Étape 1
Rédigez une lettre dans un éditeur de texte MS Word ou à l'aide d'un modèle sélectionnable dans MS Publisher (avec le logo de l'entreprise). Si vous allez envoyer des tables, il est également acceptable d'utiliser MS EXEL. Les images doivent avoir l'extension.jpgG.
Étape 2
La taille d'une lettre standard envoyée par fax est d'une page A4. Police - taille d'au moins 10 points. Par conséquent, ne répandez pas vos pensées le long de l'arbre afin de ne pas avoir à envoyer une lettre sur plusieurs pages. Et n'essayez pas de faire tenir toutes les informations que vous jugez nécessaires sur une seule page en utilisant des tailles de police proches de zéro.
Étape 3
Soyez clair et concis. Si votre destinataire a besoin d'informations complémentaires, de tableaux d'informations, de photos, il n'hésitera pas à vous en informer par les numéros de téléphone ou l'adresse e-mail indiqués dans votre courrier. N'écrivez que ce qui peut intéresser votre destinataire. Si une demande vous a été envoyée, merci d'y répondre uniquement.
Étape 4
N'insérez pas de trop petites images ou des images avec des graphiques complexes dans le texte, afin que votre destinataire n'ait pas une impression littéralement « floue » de vous, de vos services et de votre entreprise.
Étape 5
Adressez-vous à chaque destinataire par son nom et son patronyme, même si vous envoyez des lettres par fax. Assurez-vous de remercier le destinataire d'avoir lu cette lettre, et alors seulement procéder à la présentation des informations que vous avez sur vos produits ou services, ou la réponse à sa question.
Étape 6
Si vous êtes engagé dans le publipostage commercial, essayez d'attirer l'attention d'un client potentiel avec des prix et des remises pour vos produits ou services, en les mettant en évidence graphiquement.
Étape 7
Lorsque vous terminez votre lettre, assurez-vous d'exprimer votre espoir d'une coopération future. Indiquez l'adresse, le numéro de téléphone / fax et l'e-mail de votre organisation (même s'ils ont déjà été indiqués par vous plus tôt).
